Steeds meer medewerkers gebruiken AI-tools zoals ChatGPT in hun dagelijkse werk, vaak zonder dat dit een officieel project is of dat IT hiervan op de hoogte is. Dat heet Shadow AI, en het is een van de snelst groeiende risico’s binnen bedrijven die Microsoft 365 of vergelijkbare omgevingen gebruiken.
Wat is Shadow AI
Shadow AI is de AI-variant van Shadow IT: software die binnen een organisatie wordt gebruikt zonder dat IT of directie daar toestemming voor heeft gegeven of zicht op heeft. Een medewerker die een offerte laat herschrijven, een rapport laat samenvatten of een e-mail laat checken met een gratis AI-tool, doet dat zelden met kwade bedoelingen. Het werkt gewoon sneller.
Waar het misgaat
Het risico zit niet in de technologie zelf, maar in wat ermee gedeeld wordt. Een contract, een klantenlijst, een offerte met prijsafspraken: het kost weinig moeite om die per ongeluk in een AI-tool te plakken die de informatie ergens anders opslaat of gebruikt om zichzelf te trainen. Zonder duidelijke afspraken weet niemand waar die informatie precies terechtkomt.
De link met de AVG
Als er persoonsgegevens van klanten in zo’n tool belanden, zonder dat daar een verwerkersovereenkomst voor is afgesloten, is dat niet alleen een intern risico. Het kan zomaar een datalek zijn in de zin van de AVG, met dezelfde meldplicht die geldt voor elk ander datalek: melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur. Het verschil is dat dit soort datalekken vaak niet eens als zodanig wordt herkend, omdat er geen hack of incident aan te pas komt, alleen een medewerker die probeert sneller te werken.
Wat je eraan kunt doen
De oplossing is niet AI verbieden, dat werkt toch niet en duwt het gebruik alleen verder uit het zicht. Beter is vastleggen welke AI-tools binnen de organisatie zijn toegestaan, welke informatie daar wel en niet in mag, en medewerkers daar concreet over informeren. Een paar simpele afspraken voorkomen het grootste deel van het risico.
Weet jij welke AI-tools er binnen jouw organisatie worden gebruikt, en met welke informatie? Wij helpen dat helder te krijgen, voordat het misgaat.
