Veel bedrijven die overstappen naar Microsoft 365 blijven bestanden bewaren zoals ze dat altijd deden: in een gedeelde netwerkmap, of gewoon lokaal op een laptop die “toevallig” de hoofdversie heeft. Dat is jammer, want Teams, SharePoint en OneDrive zijn juist gebouwd om dat probleem op te lossen, mits je weet wat waarvoor is.
OneDrive: van jou, voor jou
OneDrive is je persoonlijke werkruimte in de cloud. Concepten, werk in uitvoering, en bestanden die (nog) niemand anders nodig heeft, horen hier thuis. Zodra een collega hetzelfde bestand ook moet kunnen zien of bewerken, is OneDrive de verkeerde plek: dan deel je een link naar één bestand op één plek, in plaats van het gestructureerd samen te beheren.
SharePoint: de structuur van het bedrijf
SharePoint is de gedeelde bibliotheek van het bedrijf of team: contracten, procedures, klantdossiers, alles wat structureel toegankelijk moet zijn voor een groep mensen, met duidelijke rechten (wie mag lezen, wie mag bewerken). Het grote voordeel ten opzichte van een ouderwetse gedeelde map: automatische versiegeschiedenis (je kunt altijd terug naar een eerdere versie), en fijnmazige rechten in plaats van “iedereen met toegang tot de map kan alles.”
Teams: waar het gesprek gebeurt
Teams is niet in de eerste plaats een opslagplek, het is de plek waar overleg, chat en videobellen samenkomen. Bestanden die je in een Teams-kanaal deelt, worden overigens automatisch in de bijbehorende SharePoint-bibliotheek opgeslagen: Teams is dus eigenlijk de voordeur, SharePoint de kast erachter. Gebruik Teams voor lopend overleg en snelle samenwerking aan een document, gebruik SharePoint (of de bestandsweergave in Teams, wat op hetzelfde neerkomt) voor het structureel terugvinden van iets.
En die ene gedeelde netwerkmap dan?
Een losse gedeelde map, lokaal of op een NAS, mist versiebeheer, mist fijnmazige rechten, en is meestal niet meegenomen in de back-upstrategie van de rest van je Microsoft 365-omgeving. Het werkt, tot het een keer niet werkt, en dan meestal op het slechtst mogelijke moment.
Loopt jouw bestandsstructuur nog door elkaar van oude netwerkmappen, OneDrive en Teams? We helpen je met een structuur die klopt, en die je collega’s ook echt gaan gebruiken.